Las empresas de viajes son buenas aliadas cuando se trata de armar la organización de salidas de negocios, sobre todo cuando son grupales, momento en el que se hace más complejo aplicar las políticas de la empresa.
Por eso, si surgió la necesidad de viajar con tus socios o compañeros de trabajo, es conveniente saber cómo una agencia especializada en viajes corporativos puede ayudarte a hacer una planificación eficaz y así garantizar que se cumplan sus expectativas.
Las soluciones de las empresas de viajes para grandes grupos
Olvida el estrés de planificar viajes grupales. Descubre cómo una agencia puede hacer que todo el proceso sea más fácil y práctico:
1. Convenios para mejores tarifas grupales
Al realizar una travesía en grupo por motivos de negocios, las empresas pueden aprovechar convenios y acuerdos que las agencias tienen con proveedores, los cuales se pueden traducir, por ejemplo, en la optimización del presupuesto, en mejores lugares para hospedarse y en opciones más cómodas de transporte.
2. Planificación precisa de itinerarios
Cuando se realiza un viaje corporativo en grupo, la planificación debe de ser aún más minuciosa, para garantizar que cada participante sea capaz de atender sus compromisos a tiempo, sin que existan omisiones o dudas. Debido a esto es que las agencias de viajes están preparadas para crear itinerarios enfocados en el cumplimiento de los deberes empresariales.
Toman en cuenta para ello la duración de las reuniones, los tiempos de traslado y los descansos, para lograr una coordinación eficiente. Así todos cumplen con su objetivo en el viaje.
3. Designación de un coordinador de logística
Junto con dejar todo listo para cuando el grupo llegue a su destino, las empresas de viajes pueden designarles a los viajeros un coordinador que se dedique a “acompañarlos” durante su estadía, supervisando que todo marche bien y conforme al plan. Este se encarará de la logística y soporte por eventualidades, además de facilitar la comunicación y alineamiento de todos los participantes.
4. Soporte por eventualidades
En relación con lo anterior, una buena agencia de viajes da soporte 24/7 para dar solución a imprevistos, como cambios extremos en las condiciones climáticas, retrasos en vuelos y transportes, y facilitar atención si alguien sufre un incidente médico.
Esto es importante para tener siempre alternativas al alcance, minimizando el impacto de los inconvenientes que puedan presentarse.
5. Comunicación y alineamiento fácil
Las empresas de viajes también facilitan modelos de atención por vía telefónica y correo, para que los viajeros puedan externar sus dudas y estén bien informados acerca de noticias y novedades que les atañan en el viaje, para que se lleve a cabo sin retrasos en las actividades principales ni complicaciones.
Asimismo, con un alineamiento eficaz, se encargan de que todos los involucrados estén al tanto del itinerario, horario y cualquier otra información crucial.
Agencia de viajes: la mejor opción para viajes de negocios
Como se puede ver, una agencia de viajes hace mucho más simple el proceso de planificación. Además, optimiza los costos y se esfuerza por ofrecer la mejor experiencia a los viajeros, con el fin de que cómodamente logren cumplir los objetivos empresariales del viaje.
