El reciente CyberDay volvió a dejar en evidencia uno de los principales problemas de las empresas en eventos de alta demanda: errores en la planificación de inventarios. Lo que para los consumidores se traduce en productos agotados o demoras, para las compañías implica pérdidas de ventas, sobrestock y decisiones que impactan directamente su rentabilidad.
El evento, que concentra en pocos días una demanda que normalmente se distribuye en semanas, funciona como una verdadera prueba de estrés para la operación.
«Porque en 72 horas se concentra una demanda que normalmente se distribuye en semanas. Eso no perdona errores de planificación que en condiciones normales pasan desapercibidos. Si el pronóstico estuvo mal, el CyberDay lo hace visible inmediatamente. No hay tiempo para reaccionar», explica Sergio Flores, director científico de Demafront, expertos en optimización predictiva.
Sin margen de error
Uno de los principales desafíos es el tiempo. En muchos casos, las decisiones de compra se toman con meses de anticipación, especialmente cuando se depende de proveedores internacionales, cuyos lead time pueden ir desde semanas hasta varios meses.
«Si el pronóstico se hace la semana antes, el inventario ya está comprado o no está. Trabajar en Excel la semana antes no es planificación, es contar lo que hay y rezar que alcance», señala Flores.
La planificación de este tipo de eventos es especialmente compleja debido a fuentes adicionales de incertidumbre. Por un lado, la estimación de la demanda presenta mayores dificultades, ya que existen pocos datos históricos comparables. Por otro, el aumento en los pedidos durante el Cyber suele presionar los tiempos de entrega de los proveedores, elevando los lead time justo en el momento más crítico.
Esto explica por qué muchas empresas llegan al evento sin capacidad real de reacción, quedando expuestas a errores que se hacen visibles en las primeras horas.
Dos errores, un mismo origen
Cuando la planificación falla, los efectos son inmediatos y, en la mayoría de los casos, costosos.
«Dos escenarios, ambos caros. El primero: quiebre en las primeras horas, cuando la demanda está en su peak. Se pierde la venta y la visibilidad. El segundo: sobrestock post-Cyber. Se compró de más anticipando una demanda que no llegó, y ese inventario queda inmovilizado con un costo financiero real», explica.
Ambos problemas tienen un mismo origen: decisiones tomadas sin modelos de proyección basados en datos, reemplazadas por estimaciones manuales o referencias del año anterior que no reflejan las condiciones actuales del mercado.
Un problema que se arrastra en la cadena
La falta de planificación no solo impacta al retailer, sino que también se transmite hacia atrás en la cadena de suministro.
«El retailer que planificó mal llega con un pedido urgente al proveedor semanas antes. Cuando varios hacen lo mismo, se genera un peak de demanda que el proveedor no puede absorber. El resultado es retrasos, entregas parciales y quiebres que, aunque se originan en una mala planificación del retailer, se terminan amplificando en toda la cadena», señala.
Este efecto se intensifica considerando que muchos proveedores también operan con modelos de planificación manual, lo que limita aún más su capacidad de respuesta ante cambios bruscos en la demanda.
El problema que no se mide
Uno de los aspectos menos visibles del CyberDay es la cantidad de ventas que no se concretan.
«La demanda existe, el consumidor está listo para comprar, pero el producto no está disponible porque alguien calculó mal cuánto pedir y cuándo. Esa venta perdida no aparece en ningún reporte, porque nadie registra lo que no se vendió», advierte.
A esto se suma el impacto del sobrestock, que muchas veces obliga a liquidaciones posteriores o a asumir costos financieros por inventario inmovilizado.
Más allá del evento
Si bien el CyberDay es un evento puntual, los errores que deja en evidencia tienen efectos que se extienden en el tiempo.
La planificación basada en datos, la correcta separación entre demanda promocional y regular, y la capacidad de anticiparse a cambios en el comportamiento del consumidor aparecen como factores clave para evitar que estos problemas se repitan.
En un entorno donde la demanda es cada vez más volátil, la diferencia entre vender o perder oportunidades no está en el evento mismo, sino en las decisiones que se toman meses antes.
