En 2002, Dennis Kozlowski, CEO de Tyco International, fue acusado de haber saqueado más de 600 millones de dólares de la empresa. Entre sus hazañas figuraba una fiesta de cumpleaños en Cerdeña por 2 millones de dólares cargada a la compañía y un departamento en Nueva York de 30 millones pagado con fondos corporativos. El escándalo no era solo moral. Era, en el fondo, un problema de control. Nadie en Tyco sabía bien dónde terminaba el gasto del ejecutivo y dónde empezaba el de la empresa.
Pocos casos llegan a ese extremo, claro. Pero la pregunta que deja el caso Kozlowski sigue vigente en cualquier organización. ¿Quién controla los gastos? ¿Y cómo?
Durante décadas, el modelo dominante fue el reembolso. El trabajador paga de su bolsillo, guarda la boleta, completa un formulario, espera la aprobación y, eventualmente, recupera el dinero. Simple en teoría. En la práctica, ese esquema tiene costos que muchas veces pasan desapercibidos.
Para el trabajador, financiar gastos de la empresa con plata propia no es indiferente, especialmente cuando el reembolso puede demorar semanas y depende de múltiples aprobaciones. Para el área financiera tampoco es eficiente. Revisión manual de respaldos, rendiciones atrasadas, poca visibilidad sobre el gasto hasta que el dinero ya salió de caja.
Y el exceso de pasos genera exactamente lo que se quería evitar. Aprobaciones informales, boletas perdidas, controles que solo existen en el papel.
En la actualidad la tecnología cambió la ecuación. Las tarjetas corporativas con límites automáticos, los flujos digitales de aprobación y las plataformas de rendición online permiten que el gasto, la validación y el registro ocurran dentro del mismo proceso, en tiempo real. El ejecutivo puede operar con autonomía mientras la empresa mantiene trazabilidad completa.
No se trata de confiar más o menos en los colaboradores. Se trata de diseñar procesos donde el control no dependa de la buena voluntad de nadie, sino del sistema mismo. Eso protege a la empresa y también al trabajador.
La pregunta ya no es si dar acceso a fondos corporativos, sino cómo hacerlo bien. Muchas empresas siguen operando con esquemas pensados hace veinte años, y la costumbre, en gestión financiera, suele ser cara.
