La inteligencia artificial está avanzando desde la respuesta de consultas hacia la ejecución de tareas concretas en la administración de edificios y condominios. Edifito IA opera desde hace más de un año y recientemente incorporó una versión conversacional capaz de consultar deudas, cargar facturas, enviar cobros, generar reportes y gestionar reservas de espacios comunes.
En su primera etapa, la herramienta estuvo enfocada en resolver dudas sobre la Ley de Copropiedad Inmobiliaria, ámbito en el que respondió miles de consultas. También apoyó la elaboración de más de 10 mil cartas y comunicados, además de participar en la transcripción y generación de resúmenes de cientos de conferencias realizadas mediante la plataforma.
El avance más reciente corresponde a la versión 2 de Edifito IA, desarrollada como un chat conversacional conectado con las distintas operaciones del sistema. Durante sus primeros meses de funcionamiento registró miles de interacciones en más de mil comunidades, relacionadas principalmente con tareas financieras, administrativas y de comunicación.
Entre sus funciones más utilizadas se encuentran la consulta de deudas, carga de facturas de proveedores, análisis de gastos, envío de colillas de cobro y mensajes dirigidos a las administraciones. La herramienta también permite registrar pagos, preparar informes financieros, generar cartas y gestionar reservas de instalaciones.
El elemento diferenciador de este tipo de sistemas es que la conversación funciona como una puerta de entrada a las operaciones de la plataforma. En lugar de buscar una función dentro de un menú, el usuario puede escribir una instrucción cotidiana, como “mostrar las deudas del mes” o “resérvame una instalación”, y el agente solicita los antecedentes que necesita antes de continuar.
“Lo relevante no es solamente que una inteligencia artificial pueda responder una pregunta, sino que logre comprender una necesidad cotidiana y ayudar a transformarla en una acción dentro del sistema. Ese paso desde el chatbot hacia un agente operativo es uno de los cambios que estamos observando en la gestión de comunidades”, explica Guillermo Márquez, gerente de Tecnología de Edifito.
El uso de la herramienta se distribuye de manera prácticamente equivalente entre los actores de las comunidades. Cerca de la mitad de las interacciones corresponde a administradores, ejecutivos y otros integrantes de los equipos de administración, mientras que la otra mitad proviene de copropietarios, residentes y miembros de comités.
Los asuntos financieros concentran una parte importante de las solicitudes. Gastos comunes, pagos, cobros, deudas, facturas, ingresos y egresos se encuentran entre los conceptos más recurrentes. Esto muestra que las primeras tareas delegadas a la inteligencia artificial son aquellas que se repiten con mayor frecuencia y que suelen demandar más tiempo a las administraciones.
La evaluación de las conversaciones también permite identificar oportunidades de mejora. Cerca del 60% de las solicitudes analizadas fue resuelto exitosamente, mientras que aproximadamente una cuarta parte obtuvo una respuesta adecuada, pero alcanzó el objetivo solo de manera parcial. El porcentaje restante no logró completar correctamente la tarea solicitada.
“Medir las interacciones permite identificar dónde el agente comprende bien al usuario y en qué situaciones necesita solicitar más información o recibir supervisión. La innovación no consiste en presentar la inteligencia artificial como una solución infalible, sino en aprender de su utilización real y definir cuándo puede ejecutar una tarea y cuándo debe intervenir una persona”, agrega Márquez.
Uno de los principales indicadores de adopción es la creciente reutilización del sistema. Actualmente, más del 80% de las personas que han utilizado Edifito IA vuelve a ocuparla. Según estimaciones de la compañía, las interacciones y tareas realizadas equivalen a cerca de 25 mil horas de trabajo que pudieron destinarse a otras labores de la administración.
Más que reemplazar el trabajo de las personas, los resultados muestran el desarrollo de interfaces conversacionales capaces de simplificar operaciones y reducir pasos en tareas rutinarias. Su expansión también plantea desafíos relacionados con la precisión, trazabilidad, protección de datos y supervisión humana, aspectos que serán determinantes para consolidar su utilización en las comunidades.
