Desde la entrega masiva de tarjetas en el retail hasta la firma de acuerdos comerciales, la digitalización de documentos permite reducir trámites, ahorrar tiempo y facilitar la relación entre empresas, clientes y proveedores.
En una empresa, muchas veces el trabajo no se detiene por ausencia de ideas, sino porque falta una firma. Un contrato que espera la aprobación de un gerente, un documento que debe viajar desde una sucursal regional hasta Santiago o un acuerdo comercial que no logra concretarse porque las partes no pueden reunirse presencialmente son algunos ejemplos de ello.
Así lo explica Fernando Arancibia, gerente general de Tecnoback, quien agrega que se trata de situaciones habituales en muchas organizaciones y que, gracias a la firma electrónica, hoy pueden resolverse de una manera más sencilla.
«Esta herramienta se ha convertido en una aliada para las empresas e instituciones que buscan modernizar sus procesos, reducir tareas administrativas y aprovechar mejor el tiempo de sus equipos. Su valor no está solamente en reemplazar el papel, sino en facilitar que las decisiones se conviertan en acciones sin tantas barreras operativas», sostiene.
Menos papeleo, mayor rapidez
Pensemos en una cadena de retail que entrega cientos de tarjetas cada día en sus tiendas a lo largo del país. Tradicionalmente, cada entrega implicaba imprimir documentos, firmarlos a mano, archivarlos y trasladarlos para su custodia. Con una solución de firma electrónica adecuada, ese mismo proceso puede realizarse en segundos, quedando el documento firmado disponible de inmediato tanto para la empresa como para el cliente.
Algo similar ocurre con una pequeña o mediana empresa que está negociando con un nuevo proveedor. En efecto, si ambas partes ya acordaron las condiciones comerciales, la firma electrónica puede ayudar a formalizar el contrato sin agregar desplazamientos ni demoras innecesarias.
«Estos casos reflejan un cambio importante en la forma de trabajar, pues las organizaciones pueden dedicar menos recursos a gestionar papeles y más tiempo a atender clientes, desarrollar proyectos y generar nuevas oportunidades de negocio», afirma Arancibia.
Algunas aplicaciones prácticas
1. Retail y entrega de tarjetas
Uno de los usos de mayor volumen se da en el comercio. Cuando un tarjetahabiente llega a una tienda a retirar su tarjeta, valida su identidad poniendo su huella en un lector biométrico. El retail envía la evidencia de esa validación a Tecnoback, que genera el documento en formato PDF, incorpora la auditoría de la huella dentro de la propia firma y, finalmente, envía el PDF firmado al cliente.
«Actualmente gestionamos procesos masivos que superan las 300 mil firmas mensuales bajo este esquema. La clave está en que la evidencia queda incorporada en el mismo documento, vale decir, la auditoría le da fiabilidad, mientras que la firma garantiza la fecha en que se firmó y que el contenido está completo y no ha sido alterado», explica Arancibia.
Y agrega que «Para el cliente, el proceso es prácticamente instantáneo; para la empresa, significa eliminar el papel, reducir los tiempos de atención en tienda y contar con un respaldo verificable de cada operación».
2. Grandes empresas
El ejecutivo indica que las empresas que operan en distintas ciudades suelen enfrentar un desafío adicional como es coordinar documentos entre oficinas, sucursales y equipos que no comparten el mismo espacio físico.
«Frente a esa problemática, una solución de firma electrónica puede facilitar la formalización de documentos entre las distintas unidades de una organización y ayudar a mantener los procesos más ordenados», asevera.
Y complementa la idea señalando que «Para una compañía con presencia en varias regiones de Chile, esto puede traducirse en menos traslados, mayor continuidad operativa y una gestión documental más accesible para las personas autorizadas».
3. Compras y aprobación de facturas
La firma electrónica también puede combinarse con la factura electrónica para automatizar el circuito de pago a proveedores. Es lo que hace la solución «Reglas de aprobación de pagos» de Tecnoback, en la que el proceso se inicia con la emisión del documento tributario. A partir de él se genera un PDF del documento de compra, que recorre un flujo de autorización en el que cada uno de los involucrados- por ejemplo, el área solicitante, la jefatura y finanzas- lo visa o firma electrónicamente.
La herramienta es configurable. Es decir, según el RUT del proveedor, el tipo de factura o el centro de costo, la empresa puede definir de forma dinámica distintos flujos de aprobación, cada uno con sus propias etapas y responsables.
«Cada firma queda registrada en el propio documento, con quién aprobó y en qué momento. Esa trazabilidad es la que permite que, al final del flujo, la aprobación se impute directamente en el ERP de la empresa, ya sea para el pago de la factura o para la generación de la orden de trabajo, según corresponda. Y si no se cumplen las condiciones definidas, el documento se rechaza automáticamente», explica Arancibia.
El ejecutivo agrega que «se eliminan los correos de ida y vuelta, las aprobaciones verbales y las planillas paralelas. La empresa sabe en todo momento en qué etapa está cada factura y cuenta con un respaldo verificable de quién autorizó cada pago».
4. Gerencias y administración
El ejecutivo manifiesta que, en muchas organizaciones, un documento debe pasar por distintas personas antes de quedar formalizado. Es decir, por el área que lo prepara, el equipo jurídico, finanzas y finalmente la gerencia.
«Entonces, cuando este proceso depende de documentos impresos o de coordinaciones presenciales, se pueden generar retrasos. En cambio, una plataforma de firma electrónica permite organizar las etapas de aprobación y enviar los documentos a las personas que deben revisarlos y firmarlos», resalta.
Y agrega que «De esta forma, una gerencia que necesita aprobar un acuerdo mientras participa en reuniones fuera de la oficina puede continuar con el proceso de forma remota, si el tipo de documento y el mecanismo utilizado lo permiten».
5. PYMES
Por lo general, el dueño de un pequeño o mediano negocio suele estar pendiente de las ventas, los pagos, los clientes y la operación diaria, además de las tareas administrativas. Si necesita formalizar un contrato de servicios, un acuerdo con un nuevo cliente o un convenio con un proveedor, la firma electrónica puede ayudar a simplificar la gestión y reducir la dependencia de trámites presenciales.
«No se trata de incorporar tecnología por moda, sino de encontrar herramientas que permitan trabajar mejor con los recursos disponibles», expresa el gerente general de Tecnoback.
¿Simple o avanzada? Depende del proceso
En Chile, la firma electrónica está regulada principalmente por la Ley N°19.799, que establece el marco jurídico para los documentos electrónicos y las firmas electrónicas. La normativa reconoce, como principio general, la validez de los actos y contratos suscritos electrónicamente, con las excepciones y condiciones que establece la ley, y distingue entre firma electrónica simple y firma electrónica avanzada.
Sin embargo, para Arancibia, la discusión no debería centrarse únicamente en qué tipo de firma es «mejor», sino en qué proceso se está firmando. «Más que hablar de firma simple o avanzada, lo que define la solución es el proceso de cada cliente y el riesgo que está dispuesto a asumir. Si una persona va a firmar un pagaré por un monto alto, evidentemente se requiere firma electrónica avanzada. Pero en procesos como la entrega de una tarjeta o la firma de un contrato de crédito, es la propia empresa la que diseña el flujo según su evaluación de riesgo», explica.
En tales casos, agrega, una firma electrónica simple reforzada con mecanismos de validación de identidad- como la huella dactilar, la validación mediante el celular o el correo electrónico, o el reconocimiento facial- puede ser una opción totalmente válida dentro de la legislación vigente. «Lo importante es que el documento incorpore la evidencia de cómo se validó a la persona y que la firma asegure la integridad y la fecha de lo firmado. Eso es lo que entrega confianza y respaldo ante cualquier revisión posterior», sostiene.
Finalmente, el ejecutivo de Tecnoback puntualiza que «Nuestra recomendación es evaluar cada proceso antes de digitalizarlo y asegurarse de que la herramienta elegida responda a las necesidades reales de la organización y al nivel de riesgo de cada operación».
